北河以北

为什么你们不喜欢用电子邮件

文/宋春林

作为一个电子邮箱的拥护者,本科时代就喜欢给任课老师发邮件问问题,往往也得到很好回复。本以为读研之后大家都会使用邮件沟通,实际上并没有。微信、QQ 这样的即时通信工具无孔不入,身边绝大多数人还是喜欢即时通信工具。我承认微信和 QQ 很方便,但是它们并不适合正式的工作沟通。不喜欢用微信或者 QQ 讨论工作,倾向于电子邮件沟通,原因很多。

首先,即时通讯工具是一种效率低下的沟通方式。拿 QQ 群来说,有些时候的沟通只是针对一两个人,但是其他无关的人都被迫接受的无用的信息。你一言我一语的群聊往往也会让沟通效果打折,本来完整的信息变得碎片化,重点无法突出。即时通讯工具并不会促使人深入思考,因为它的本质是聊天,而电子邮件脱胎于写信,既然是写信就涉及到认真思考和组织语言,避免了一些无用的沟通。其次,邮箱的好处是交流记录可追溯,即时十年前的邮件,登陆邮箱就可以方便地检索到,微信和 QQ 的聊天记录就没有那么容易了。邮箱发送的文件也是如此,想找很方便,微信和 QQ 传送的文件过几个月就不知道在哪个角落里躺着了。邮箱的功能也比 QQ、微信等即时通讯工具更好。就比如一件事要让收件人之外的第三人知道,抄送就可以了,即时通信工具没有抄送的功能,需要一个一个发。最后,电子邮件没有碎片化的打扰,而微信和 QQ 则在严重入侵生活。手机变成每个人贴身工具的情况下,即时通信工具的打扰更严重。

微信原本是朋友之间联络感情、分享生活的,后来不知道怎么回事,无论什么样的人,第一次见面都要加个微信,于是领导、客户、同事,什么人都在微信里,被打扰的可能性就更大了。某朋友有个微信工作群,里面是领导和公司员工,他们有一种奇葩的开会方式是在微信群里面开会。固定时间大家一起守在手机前,老板说一通,其他人一一回复。没见过比这更低效的方式了,如果用电子邮件,直接有条理地把事情写成段落,群发邮件就完了,省的大家同一时间守在微信群里。而且用邮件,在电脑上日后需要查看一目了然,检索功能也方便。或许这位领导就喜欢大家热热闹闹簇拥在他周围的感觉。

为什么大家不喜欢用电子邮件?首先是因为国人没有用邮箱的习惯。互联网刚开始普及的时候 QQ 就出现了,QQ 对于我们的影响太大了,多数人接触到互联网后的第一件事可能就是注册 QQ,对他们来说,网络沟通就等于聊 QQ。移动互联网时代又有了微信,而习惯一旦养成就很难改。电子邮箱对很多人来讲可能就是一个充斥着垃圾邮件的老旧事物。

有些单位的自有邮箱也比较难用。比如我所在的中科院系统的邮箱,我就不爱用。虽然可以设置客户端收发邮件,但是居然不能和服务器同步,客户端上发的邮件仅存在设备,网页端发件箱找不到,由于担心一旦手机或者电脑出问题邮件找不到,就只能用难用的网页端。个人最喜欢用的是 Gmail,耶鲁的 edu 邮箱就是用 Gmail 的域名邮箱服务,无限容量,非常好用,可惜在天朝被屏蔽。其实我们自己也有很好的邮箱,前身为 Foxmail 的 QQ 邮箱就不错,但是用的人少。我倒觉得部分单位可以租用腾讯的企业邮箱服务,省了自己的服务器费用,换来更好的产品。

国内喜欢热热闹闹、工作生活不分家的氛围可能也是电子邮件不普及的原因之一。有些人就是喜欢碎片化沟通,电子邮件对他们来说是冰冷的,微信、QQ 才是有温度的。还有些领导就是喜欢下班后安排工作并希望得到即时回复。即便即时通信工具降低了深度工作的可能性,多数人也浑然不觉。

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